【Teams】使ってみて分かった!おススメのチームとチャネルの編成

以下でチームとチャネルの概念について説明しました。

チームとチャネルがどんな感じのものか分かっても、実際にどういう構造でチーム、チャネルを構成すればいいか分かりにくいと思います。

ここでは、わたしが過去に多数のチーム、チャネルを構成して、失敗もしつつも、ベストではないにしろ、だいたいこういう構成だといいよねというところが分かってきました。

実際の組織構造がどうなっていて、Teamsのチーム、チャネル構造がどうするのがいいかを説明した方が分かりやすいと思います。ここでは、実際の組織構造を説明したのち、Teamsでのチーム、チャネル構造を説明したいと思います。

会社の組織構造

実際のTeamsのチーム、チャネルの構成は会社の組織構構造に全く影響を受けないということはありません。以下の会社の組織構造をベースにTeamsのチーム、チャネルがどういう構造になるかを説明したいと思います。

Teamsのチームの構造

上述した組織構造のときの基本的なチーム構成は以下がいいと思います。

チームチームの種類目的
[会社名]組織全体組織全員への通知
お偉いさんの従業員へのメッセージの周知
組織全体でのファイル共有
上記の内容について「投稿」での議論
AA事業部組織全体AA事業部メンバへの通知
AA事業部でのファイル共有(事業部のルールや標準類)
上記の内容について「投稿」での議論
品質保証部組織全体品質保証部メンバへの通知
品質保証部でのファイル共有(品質保証部のルールや標準類)
上記の内容について「投稿」での議論
AA開発非公開AA開発に関係するメンバ(AA製造、AA営業、品質保証部)とのコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・AA開発でのファイル共有(AA開発のルールや標準類)
AA製造非公開AA製造に関係するメンバ(AA開発、AA営業、品質保証部)とのコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・AA製造でのファイル共有(AA製造のルールや標準類)
AA営業非公開AA営業に関係するメンバ(AA開発、AA製造、品質保証部)とのコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・AA営業でのファイル共有(AA営業のルールや標準類)
AA開発a担当非公開AA開発内のaチームのメンバだけでのコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・ファイル共有
・タスク管理( Planner)
・情報共有(OneNote)
AA開発品質保証部非公開品質保証部メンバのうちAA開発に関係するメンバだけでのコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・ファイル共有
・タスク管理( Planner)
・情報共有(OneNote)

上表の「目的」は代表的なものを挙げています。慣れてくるとさらに高度なことがやれるようになります。

チームの種類が「組織全体」のチームは Teamsのグローバル管理者のみが設定できます。 また「組織全体」のチームは 5,000人までしかメンバとして登録できません。ですので、5,000人より多い場合は作成できないのであきらめましょう。

チームの種類が「組織全体」のチームはお知らせするための側面が強いです。組織によってはチャネルの「投稿」でお知らせしても、そこから自由闊達な議論などのやり取りが発生しない可能性があります。その場合は、Teamsでは白けるだけなので、SharePoint Onlineだけでお知らせする方がいいでしょう。

Teamsのチャネル構成

次にTeamsのチーム内にどのようなチャネルを作るのかを説明します。

チームを作成すると同時に「一般」といチャネルができますが、ご作法として「一般」チャネルで「投稿」のやり取りはしません。ですので、ちゃんとチャネルを作りましょう。

[会社名]チーム、AA事業部チームのチャネル構成

これらのチームの目的は組織単位での通知やお偉いさんの従業員へのメッセージを周知するためのものになります。

チャネル内容
お知らせ・「投稿」を利用した組織全体 (会社全体、AA事業部)へのお知らせ
・「投稿」を利用したAA開発、AA製造から組織全体(会社全体、AA事業部)へのコミュニケーション
・「ファイル」を利用した組織全体でのファイル共有
お知らせの場合は、通常他のサイト(SharePoint Onlineなど)への誘導となります。
[お偉いさん]メッセージ「投稿」を利用した[お偉いさん] からの軽い感じのメッセージで従業員とのコミュニケーション
「投稿」を利用した[お偉いさん]からのしっかりしたメッセージの伝達
しっかりしたメッセージの伝達の場合は、通常他のサイト(SharePoint Onlineなど)への誘導となります。

「お知らせ」チャネルは周知するための側面が強いです。Teamsを使わなくても従来の方式(メールでの通知やSharePoint Online等)で問題ないのではと思うかもしれません。社員があちこちの社内サイトやメールを確認するという負担を軽減し、Teamsの本来の目的を達成するためにもTeamsを仕事のハブとして「Teams」さえ確認すれば完結する環境を整えるのがいいと思います。

くせ者は[お偉いさん]メッセージです。[お偉いさん]と従業員が闊達にやり取り(議論等)がなされない場合は、そもそも [お偉いさん]メッセージのチャネルを作らない方がいいでしょう。

AA開発チーム、AA製造チームのチャネル構成

これらのチームの目的は各組織とのやり取りのためです。今回はモノ作りする組織で考えていますが、モノ作りする際1つの部署で完結することはありません。今回の例ではAA開発チームでは、AA製造チーム、AA営業チーム、品質保証部が連携して開発を推進していくことになります。それら各組織間のコミュニケーションを密に行うためのチャネルです。

チャネルプライバシー内容
全般標準AA開発に携わるメンバ全員で共有すべき内容についてのコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・ファイル共有
・情報共有(OneNote)
開発推進標準開発をに関する内容について組織横断のコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・ファイル共有
・タスク管理( Planner)
・情報共有(OneNote)
製造ライン標準製造ラインに関する内容について組織横断のコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・ファイル共有
・タスク管理( Planner)
・情報共有(OneNote)
営業活動標準営業に関する内容について組織横断のコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・ファイル共有
・タスク管理( Planner)
・情報共有(OneNote)
品質確保標準品質に関する内容について組織横断のコミュニケーション
・「投稿」でのコミュニケーション
・ファイル共有
・タスク管理( Planner)
・情報共有(OneNote)

上記はずっと固定的に存在するチャネルです。仕事においては一時的に各組織横断で行う活動は意外と多いものです。一時的な活動でもチャネルを作成してそこで議論/検討する場として利用します。

例えば、新しいビジネス創出する場合などがあります。その場合はAA開発チーム、AA製造チーム、AA営業チームなどと連携して行うと思います。それは一時的なお仕事の場合も検討する場として「ビジネス創出検討」チャネルを作成します。

AA開発a担当チーム、AA開発品質保証部チームのチャネル

これらのチームの目的は実際の業務遂行にあたり最小単位のグループでのやり取りにのためのものです。AA開発チームとは言ってもその下には様々なグループ(AA開発のa担当など)が存在すると思います。 また、「品質保証部」チームではAA開発に関係ない人が多数おり、AA開発に関係する人のみでやり取りしたいことがあると思います。 そのためのチームです。

「実際の業務遂行にあたり最小単位のグループ」のチームの特徴は「他の組織に見せにくいやり取りが発生する」ことです。具体的にはメンバの育成を目的としたやり取りです。これらのチームリーダーは新入社員などのスキルのないメンバの「投稿」はあまり他の組織に見せたくはないでしょうし、新入社員は組織横断のチームで「投稿」しにくいでしょう。そのためにもこれらのチームは必要となります。

これらのチームのチャネルはチームの業務の分割の仕方に大きく依存するので規定するのは難しいです。最小単位のグループなので、好き勝手作っていいと思います。

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